Workflows · Schnittstellen · Routinen
Wurzelwerk baut automatisierte Abläufe für kleine und mittlere Unternehmen in Halle (Saale), Leipzig, Magdeburg und ganz Mitteldeutschland: Angebote, Rechnungen, Belege, Datenübernahmen und Berichte, die heute manuell entstehen, laufen danach automatisiert und nachvollziehbar. Am Ende eines Projekts steht ein produktives System, kein Foliensatz.
Bekannt aus
Leistungsumfang
Workflow-Automatisierung lohnt sich dort, wo ein Ablauf regelmäßig wiederkehrt, klar strukturiert ist und heute von Hand erledigt wird. Diese sechs Bereiche kommen in der Praxis am häufigsten vor — sie sind Startpunkte, keine Grenze dessen, was möglich ist.
Angebote entstehen automatisiert aus hinterlegten Preisen, Textbausteinen und Kundendaten, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden.
Aus einer Anfrage wird in Minuten ein versandfertiges Angebot statt eines halben Nachmittags.
Rechnungen werden aus abgeschlossenen Vorgängen automatisch erstellt, geprüft und in die Buchhaltung übergeben, mit klarer Freigabelogik.
Weniger Übertragungsfehler und ein Rechnungslauf, der nicht an einer einzelnen Person hängt.
Daten wandern automatisiert zwischen CRM, Warenwirtschaft, Kalender und E-Mail, statt manuell kopiert und dabei unweigerlich fehlerhaft übertragen zu werden.
Ein Datenstand statt mehrerer widersprüchlicher Kopien in unterschiedlichen Systemen.
Eingehende Belege, Lieferscheine und PDF-Anhänge werden automatisiert ausgelesen, den richtigen Vorgängen zugeordnet und revisionssicher abgelegt.
Kein Postfach mehr als Ablage — jeder Beleg landet dort, wo er hingehört.
Anfragen aus Website, E-Mail und Telefon laufen automatisiert in ein System, werden bestätigt, qualifiziert und mit einem Terminvorschlag beantwortet.
Keine Anfrage bleibt liegen, auch nicht in einer vollen Woche.
Wiederkehrende Berichte entstehen automatisiert aus den laufenden Systemen, zum festen Termin und in gleichbleibender Qualität.
Zahlen, die zuverlässig zur Verfügung stehen, statt am Monatsende manuell zusammengetragen zu werden.
Ausgangslage und Zielbild
In den meisten Betrieben wächst die Verwaltung schneller als das Geschäft, weil jeder zusätzliche Vorgang manuell bearbeitet wird. Business-Automatisierung trennt diese beiden Kurven voneinander. Wo Entscheidungen dabei zu variabel für feste Regeln sind, übernimmt ein KI-Agent den beurteilenden Teil des Ablaufs.
Preis
Kein Pauschalpreis, weil es keine pauschale Ausgangslage gibt. Der Aufwand hängt von der Anzahl der Prozesse, der Anzahl der anzubindenden Systeme und dem Zustand Ihrer Daten ab.
Jedes Projekt beginnt mit einer kurzen, kostenlosen Analyse Ihres Prozesses: welche Schritte er umfasst, welche Systeme beteiligt sind und wo die Automatisierung den größten Hebel hat. Daraus entsteht ein verbindliches Angebot mit klar getrennten Positionen — Sie wissen vor Projektstart genau, was Sie erhalten und was es kostet.
Nicht automatisch enthalten: Lizenzkosten für angebundene Drittsysteme, Hardwarebeschaffung für einen lokalen Betrieb, Datenbereinigung stark widersprüchlicher Altbestände sowie laufende inhaltliche Pflege nach Projektabschluss.
Ergänzend
350 €pro Monat, 2 bis 3 Stunden
1.000 €Halbtag, 1.800 € Ganztag
6 %der Fördersumme, zzgl. 500 € Antragspauschale
Google-Bewertungen
★★★★★
Da ich im Property Management tätig bin, weiß ich, wie wichtig gut strukturierte und effiziente digitale Prozesse sind. Wurzelwerk hat uns bei der Weiterentwicklung unserer digitalen Strukturen unterstützt. Von der ersten Analyse bis zur Umsetzung war die Zusammenarbeit klar organisiert und transparent. Man merkt, dass Justin sowohl technische Erfahrung als auch unternehmerisches Verständnis mitbringt. Dadurch entstanden Lösungen, die nicht nur technisch sinnvoll sind, sondern auch unsere täglichen Abläufe spürbar verbessern.
★★★★★
Die Zusammenarbeit mit dem Team von Wurzelwerk war für uns ein voller Erfolg. Von der ersten Analyse bis zur Entwicklung konkreter Lösungsansätze wurden wir kompetent, transparent und auf Augenhöhe begleitet. Optimierungspotenziale wurden schnell erkannt und unsere Prozesse durch Automatisierung und KI deutlich verbessert. Dank der hohen fachlichen Kompetenz, der klaren Kommunikation und der angenehmen Zusammenarbeit können wir Wurzelwerk uneingeschränkt weiterempfehlen.
★★★★★
Wir haben uns bei der Zusammenarbeit sehr gut betreut gefühlt. Anforderungen und Rückfragen wurden schnell aufgenommen und zuverlässig umgesetzt. Besonders hilfreich war der Blick auf das gesamte Unternehmen und nicht nur auf einzelne technische Lösungen.
★★★★★
Die Zusammenarbeit mit Wurzelwerk war von Anfang an außergewöhnlich professionell, vertrauensvoll und äußerst angenehm. Besonders überzeugt haben uns die klare und transparente Kommunikation, das hervorragende Verständnis für unsere Anforderungen sowie die strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise von Justin. Darüber hinaus hat er mit seinen kreativen und durchdachten Ideen einen echten Mehrwert geschaffen und unser Projekt entscheidend bereichert. Wir sind mit dem Ergebnis rundum zufrieden und würden Wurzelwerk jederzeit und mit voller Überzeugung für weitere Digitalisierungsprojekte beauftragen und weiterempfehlen.
★★★★★
Die Beratung durch Wurzelwerk war individuell und gut auf unsere Situation abgestimmt. Justin hat bestehende Prozesse hinterfragt, sinnvolle Verbesserungen vorgeschlagen und verständlich erklärt, wie diese umgesetzt werden können. :) Eine klare Empfehlung für Unternehmen, die Digitalisierung praktisch angehen möchten.
★★★★★
Justin hat komplexe technische Themen so erklärt, dass sie auch ohne tiefgehende Vorkenntnisse gut verständlich waren. Gemeinsam konnten wir konkrete Möglichkeiten identifizieren, um Abläufe zu vereinfachen und manuelle Arbeit zu reduzieren. Die Beratung war angenehm, ehrlich und sehr praxisbezogen.
★★★★★
Justin hat uns bei der Entwicklung einer modernen digitalen Lösung unterstützt. Unsere Vorstellungen wurden gut aufgenommen und fachlich sinnvoll ergänzt. Die Umsetzung war professionell und gleichzeitig flexibel genug, um auf neue Anforderungen einzugehen.
★★★★★
Sehr zu empfehlen. Die Zusammenarbeit mit Justin war sehr angenehm und professionell. Besonders lobend möchte ich erwähnen, wie er sich an unseren aktuellen Prozessen orientiert hat und bedarfsorientiert digitale Lösungen empfohlen hat und umgesetzt hat. Dabei hat er mir zielgerichtet Dinge empfohlen, die unseren Arbeitsalltag erleichtern und optimieren und auch von Dingen abgeraten, die keinen Nutzen für uns darstellen. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit ihm.
★★★★★
Wurzelwerk hat uns dabei unterstützt, unsere digitalen Prozesse neu zu strukturieren. Dabei ging es nicht nur um einzelne Programme, sondern um die Frage, wie Abläufe insgesamt einfacher und übersichtlicher gestaltet werden können. Die Beratung war fundiert und gleichzeitig sehr bodenständig.
★★★★★
Wir sind auf Wurzelwerk aufmerksam gewordem, da wir in unserem Unternehmen interne Prozesse digitalisieren wollten. Die Beratung durch Justin war sehr praxisnah und verständlich, auch ohne besondere technische Vorkenntnisse. Die vorgeschlagenen Lösungen passen zu unserem Unternehmen und helfen uns dabei, wiederkehrende Aufgaben strukturierter zu bearbeiten.
★★★★★
Justin verbindet technisches Verständnis mit einem guten Blick für unternehmerische Abläufe. Unsere Anforderungen wurden sogar übertroffen. Durch die Automatisierung unserer Prozesse können wir jetzt in der gleichen Zeit einen höheren Output erreichen. Kommunikation war jederzeit zuverlässig, verständlich und auf Augenhöhe.
★★★★★
Als Asset Manager im Immobilienbereich habe ich täglich mit digitaler Transformation zu tun – und kann aus Überzeugung sagen: Justin und Wurzelwerk verstehen ihr Handwerk. Was hier besonders auffällt, ist die Kombination aus echtem technischem Verständnis und dem Gespür dafür, wie Digitalisierung in jungen Unternehmen wirklich funktioniert. Kein Buzzword-Bingo, sondern konkrete, umsetzbare Lösungen. Justin hat bereits mittelständische Unternehmen durch ihre Transformation begleitet und weiß genau, worauf es ankommt: pragmatisch, strukturiert und immer mit Blick auf den tatsächlichen Mehrwert. Wer sein Unternehmen zukunftsfähig aufstellen will, ist bei Wurzelwerk goldrichtig.
Prozess
Automatisierung beginnt nicht mit dem Werkzeug, sondern mit dem genauen Verständnis des bestehenden Ablaufs. Ein automatisierter Prozess, den niemand versteht, ist ebenso ein gescheitertes Projekt wie einer, der nicht genutzt wird.
Der bestehende Ablauf wird Schritt für Schritt erfasst: wer macht was, in welchem System, wie oft und mit welchen Ausnahmen.
Daraus entsteht ein Konzept mit klar definiertem Ergebnis und der Auswahl, welche Systeme über welche Schnittstellen verbunden werden.
Der Workflow wird gebaut und mit Ihren echten Daten getestet, inklusive Fehlerbehandlung für den Fall, dass etwas nicht wie erwartet läuft.
Nach der Abnahme folgen Einführung, Einweisung Ihres Teams und Begleitung in den ersten Wochen im produktiven Betrieb.
Im Detail
Hinter jedem Bereich steht ein konkreter, wiederkehrender Ablauf. Hier steht, was automatisiert wird, wo die Grenzen liegen und was Wurzelwerk liefert.
Ein Angebotsprozess besteht typischerweise aus denselben wiederkehrenden Bausteinen: Kundendaten, Leistungspositionen, Preise, Konditionstexte. Wenn diese Bausteine an einer Stelle gepflegt sind, lässt sich daraus automatisiert ein vollständiges, formatiertes Angebot erzeugen, sobald eine Anfrage eingeht oder ein Vorgang einen bestimmten Status erreicht.
Der Unterschied zu einer Vorlage in der Textverarbeitung: Die Automatisierung zieht die Daten selbst aus dem CRM oder der Warenwirtschaft, statt dass jemand sie erneut eintippt. Fehlerquellen wie veraltete Preise oder vergessene Textbausteine entfallen, weil es nur noch eine Quelle für diese Information gibt. Beginnt der Ablauf mit einem Formular auf Ihrer Website, wird dieser Einstieg im Webdesign gleich mit angeschlossen.
Der Rechnungslauf ist einer der am stärksten standardisierten Prozesse in einem Unternehmen und deshalb besonders gut geeignet für Automatisierung. Aus einem abgeschlossenen Vorgang, etwa einer erledigten Bestellung oder einem beendeten Projekt, entsteht automatisiert eine Rechnung, die geprüft, gegebenenfalls freigegeben und an die Buchhaltung übergeben wird.
Entscheidend ist die Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn Daten fehlen oder ein Betrag ungewöhnlich hoch ist. Ein guter automatisierter Rechnungslauf erkennt solche Fälle und legt sie einem Menschen zur Prüfung vor, statt sie blind durchlaufen zu lassen.
Datenübernahme meint den automatisierten Austausch zwischen Systemen, die heute nebeneinander stehen, statt miteinander zu sprechen: CRM, Warenwirtschaft, Kalender, E-Mail, Buchhaltung. Ohne Automatisierung übernimmt diese Aufgabe ein Mensch, der Daten von einem System abliest und in ein anderes einträgt, mit den entsprechenden Übertragungsfehlern.
Wurzelwerk arbeitet dafür mit n8n, einer Automatisierungsplattform, die auch auf eigener Infrastruktur betrieben werden kann. Das bedeutet Kontrolle darüber, wo Daten verarbeitet werden, und keine Bindung an einen einzelnen Anbieter.
In den meisten Unternehmen ist das E-Mail-Postfach die eigentliche Dokumentenablage: Rechnungen, Lieferscheine und Bestätigungen kommen als Anhang herein und werden von Hand geöffnet, gelesen, umbenannt und einsortiert. Automatisiert läuft dieser Weg anders: Der Beleg wird ausgelesen, die relevanten Felder werden erkannt, der Vorgang wird zugeordnet und die Datei landet an der dafür vorgesehenen Stelle.
Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird nicht geraten, sondern zur Prüfung vorgelegt. Genau diese Trennung zwischen sicheren und unsicheren Fällen entscheidet darüber, ob eine Dokumentenautomatisierung im Alltag Vertrauen gewinnt oder wieder abgeschaltet wird.
Eine Anfrage durchläuft fast immer dieselben Schritte: eingehen, bestätigen, erfassen, einordnen, beantworten, terminieren. Manuell verteilt sich das über mehrere Systeme und mehrere Personen — und genau dort gehen Anfragen verloren, wenn eine Woche voll ist. Automatisiert läuft jede Anfrage über denselben definierten Weg, unabhängig davon, ob sie über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch hereinkommt.
Der Ablauf endet nicht mit einer Eingangsbestätigung: Anfragen werden anhand hinterlegter Kriterien vorsortiert, mit den passenden Informationen angereichert und mit einem konkreten nächsten Schritt beantwortet — einem Terminvorschlag, einer Rückfrage oder einer Weiterleitung an die zuständige Person.
Wiederkehrende Berichte, ob wöchentlich, monatlich oder quartalsweise, entstehen automatisiert aus den laufenden Systemen statt manuell zusammengetragen. Das Ergebnis ist nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Verlässlichkeit: Der Bericht liegt pünktlich vor, in gleichbleibendem Format und mit denselben Kennzahlen wie beim letzten Mal.
Wo sinnvoll, ergänzt ein KI-Agent die reine Zahlenaufbereitung um eine kurze Einordnung in Textform, damit ein Bericht nicht nur Zahlen liefert, sondern auch eine erste Lesart.
Systeme und Werkzeuge
Automatisierung entsteht nicht in einem neuen Programm, sondern zwischen den Programmen, die Sie bereits nutzen. Im Zentrum steht n8n — eine Automatisierungsplattform, die auf Wunsch vollständig auf eigener Infrastruktur läuft. Sie verbindet die Systeme, statt sie zu ersetzen.
Anbindung an gängige Buchhaltungs- und Rechnungssysteme wie DATEV-Schnittstellen, lexoffice oder sevDesk — für Belegweitergabe, Rechnungserstellung und Abgleich.
Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten aus CRM- und ERP-Systemen wie HubSpot, Pipedrive oder branchenspezifischer Warenwirtschaft als Datenquelle für automatisierte Abläufe.
Microsoft 365 und Google Workspace als Ausgangs- und Zielpunkt: Postfach, Kalender, Ablage und Tabellen — dort, wo die Arbeit heute ohnehin stattfindet.
Anfragen, Bestellungen und Formulareingänge aus Website oder Shop laufen direkt in den automatisierten Prozess, statt in einem Postfach zwischenzulanden.
Systeme ohne offene Schnittstelle sind kein Ausschlusskriterium — in vielen Fällen lässt sich über Exporte, E-Mail oder Dateiablagen ein tragfähiger Weg bauen. Ob Ihr System dazugehört, klärt die kostenlose Prozessanalyse.
Weitere Leistungen
Wo Entscheidungen nicht mehr starr regelbar sind, kommen KI-Agenten ins Spiel. Wie diese entstehen, lesen Sie unter KI-Entwicklung.
Wissen
Custom GPTs und KI-Agenten: Was sie sind, wie sie funktionieren und welche Anwendungsfälle im Mittelstand heute schon praxistauglich sind.
Artikel lesen →
Zu viele Unternehmen investieren in Digitalisierung und sehen kaum Ergebnisse — meist, weil die falschen Dinge zuerst angegangen werden.
Artikel lesen →
Generische KI-Chatbots kennen Ihre Branche nicht. Vertikale KI-Produkte schon. Was den Unterschied macht und welche Branchen heute davon profitieren.
Artikel lesen →FAQ
Die häufigsten Fragen zu Kosten, Ablauf und den eingesetzten Werkzeugen. Wenn Ihre Frage fehlt, stellen Sie sie direkt im Erstgespräch.
Kostenlosen Ersttermin buchenEs gibt keinen Pauschalpreis. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Prozesse automatisiert werden sollen, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie sauber die vorhandenen Daten sind. Nach einer kurzen, kostenlosen Analyse Ihrer Ausgangslage erhalten Sie ein verbindliches Angebot mit klar getrennten Positionen.
Zuerst wird der bestehende Prozess Schritt für Schritt aufgenommen: Wer macht was, in welchem System, wie oft. Daraus entsteht ein Konzept mit klar definiertem Ergebnis. Die Umsetzung erfolgt schrittweise und wird mit Ihren echten Daten getestet, bevor der Prozess produktiv geht.
Im Zentrum steht n8n, eine Automatisierungsplattform, die auch auf eigener Infrastruktur betrieben werden kann. Das bedeutet: keine Bindung an einen einzelnen Cloud-Anbieter und volle Kontrolle darüber, wo Ihre Daten verarbeitet werden. Wo sinnvoll, ergänzen KI-Agenten die Automatisierung um Entscheidungen, die sich nicht starr regeln lassen.
Angebunden wird alles, was eine offene Schnittstelle hat: Buchhaltungs- und Rechnungssysteme wie lexoffice oder sevDesk und DATEV-Schnittstellen, CRM- und Warenwirtschaftssysteme, Microsoft 365 und Google Workspace sowie Website- und Shop-Systeme. Auch Systeme ohne API sind kein Ausschlusskriterium — über Exporte, E-Mail oder Dateiablagen lässt sich in vielen Fällen ein tragfähiger Weg bauen. Was in Ihrem Fall gilt, klärt die kostenlose Prozessanalyse.
RPA bedient bestehende Programme wie ein Mensch: über die Oberfläche, mit simulierten Klicks. Das funktioniert, ist aber anfällig, sobald sich eine Maske ändert. Wurzelwerk arbeitet bevorzugt über Schnittstellen, also auf der Datenebene statt auf der Bildschirmebene. Das Ergebnis ist stabiler und nachvollziehbarer. RPA-ähnliche Wege kommen nur dort zum Einsatz, wo ein System keinen anderen Zugang bietet.
Am Ende eines Projekts läuft bei Wurzelwerk ein produktives System, kein Foliensatz mit Empfehlungen. Die Analyse ist der erste Schritt, nicht das Ergebnis. Bezahlt wird für einen Prozess, der danach tatsächlich automatisiert abläuft.
Am besten eignen sich Prozesse, die regelmäßig wiederkehren, klar strukturiert sind und heute spürbar Zeit kosten: Angebote erstellen, Rechnungen ausstellen, Daten zwischen Systemen übertragen, wiederkehrende Berichte zusammenstellen. Ein einzelner, klar abgegrenzter Prozess ist der bessere Einstieg als eine unternehmensweite Automatisierungsstrategie.
Nein. Automatisierte Abläufe werden so gebaut und dokumentiert, dass Ihr Team sie im Tagesgeschäft nutzen kann, ohne Entwicklerkenntnisse. Für Änderungen und Erweiterungen steht eine laufende Betreuung zur Verfügung.
Automatisierte Workflows sind keine starren Einmallösungen. Änderungen an Feldern, Regeln oder angebundenen Systemen lassen sich anpassen, ohne den Prozess neu zu bauen. Das ist Teil der laufenden Betreuung.
Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte sind in vielen Fällen über Bundes- und Landesprogramme förderfähig. Wurzelwerk hat seit 2020 über 400.000 Euro Fördermittel im eigenen Betrieb beantragt und abgewickelt und bietet Antragstellung und Umsetzung aus einer Hand an. Die Prüfung erfolgt im Erstgespräch.
Nein. Die erste Anfrage dient dazu, Ihren Prozess einzuordnen. Eine Beauftragung erfolgt erst nach einem Gespräch und der Annahme eines transparenten Angebots.
Nächster Schritt
Beschreiben Sie kurz, welcher Ablauf in Ihrem Unternehmen heute zu viel Zeit kostet. Sie erhalten eine unverbindliche Einschätzung, ob und mit welchem Aufwand sich das automatisieren lässt.
Wurzelwerk arbeitet von Halle (Saale) aus für Unternehmen in Sachsen-Anhalt und Sachsen, unter anderem in Leipzig, Magdeburg, Bitterfeld-Wolfen und Wittenberg. Termine finden vor Ort oder online statt.